Kebijakan Pengarsipan

GOLMAS: Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat (Golan Journal of Community Engagement) berkomitmen menjaga keberlanjutan akses, keamanan, keterlacakan, dan integritas arsip seluruh artikel yang telah diterbitkan.

Pengarsipan dilakukan untuk memastikan artikel, metadata, dan rekam publikasi GOLMAS tetap tersedia serta dapat ditelusuri dalam jangka panjang.

1. Pengarsipan melalui OJS

GOLMAS menggunakan Open Journal Systems (OJS) sebagai sistem utama pengelolaan dan penyimpanan publikasi.

Melalui OJS, jurnal menyimpan antara lain:

artikel yang telah diterbitkan;
metadata artikel;
informasi volume dan nomor;
informasi penulis;
abstrak;
kata kunci;
referensi;
file artikel;
dan informasi publikasi lainnya.

2. Arsip Edisi

Setiap nomor yang telah diterbitkan akan tersedia melalui halaman:

Archives

Arsip diorganisasikan berdasarkan:

volume;
nomor;
tahun;
dan informasi publikasi lainnya.

Hal ini memungkinkan pembaca menelusuri kembali artikel Pengabdian kepada Masyarakat yang telah diterbitkan.

3. Pemeliharaan Arsip Digital

GOLMAS berupaya menjaga arsip digital agar tetap:

dapat diakses;
dapat dibaca;
terorganisasi;
dan tidak hilang akibat perubahan administratif atau teknis.

Pemeliharaan mencakup pengelolaan file, database, metadata, dan konfigurasi jurnal.

4. Backup Berkala

Pengelola jurnal berupaya melakukan backup secara berkala terhadap komponen penting sistem, termasuk:

database OJS;
file artikel;
file submission;
konfigurasi;
aset jurnal;
dan data editorial penting.

Frekuensi backup dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan infrastruktur penerbit.

5. Penyimpanan Salinan Backup

Salinan backup sebaiknya tidak hanya berada pada lokasi yang sama dengan server utama.

Jika memungkinkan, salinan dapat ditempatkan pada media atau lokasi penyimpanan lain untuk mengurangi risiko kehilangan data akibat:

kerusakan server;
kesalahan sistem;
serangan keamanan;
atau kegagalan penyimpanan.

6. Integritas Metadata

Metadata artikel harus dipertahankan secara konsisten.

Metadata dapat mencakup:

judul;
nama penulis;
afiliasi;
abstrak;
kata kunci;
volume;
nomor;
tahun;
halaman atau article identifier;
DOI apabila telah tersedia secara resmi;
dan lisensi.

Perubahan metadata harus dilakukan secara hati-hati agar tidak mengganggu keterlacakan artikel.

7. Arsip Artikel PkM

Karena GOLMAS menerbitkan artikel Pengabdian kepada Masyarakat, arsip artikel dapat mencerminkan berbagai bentuk kegiatan seperti:

pelatihan;
pendampingan;
pemberdayaan;
hilirisasi penelitian;
penerapan IPTEKS;
teknologi tepat guna;
KKN;
Service Learning;
dan community engagement.

Arsip tersebut menjadi dokumentasi akademik mengenai praktik pengabdian yang telah diterapkan pada masyarakat.

8. Artikel yang Telah Diterbitkan Tidak Dihapus Secara Sembarangan

Artikel yang telah diterbitkan merupakan bagian dari rekam ilmiah.

Perubahan kebijakan, pergantian pengelola, perubahan struktur organisasi, atau perubahan tampilan website bukan alasan untuk menghapus artikel secara sembarangan.

Jika terdapat masalah pada artikel, tindakan dilakukan melalui mekanisme:

koreksi;
Expression of Concern;
retraction;
atau kebijakan editorial lain yang sesuai.

9. Artikel yang Dicabut

Jika artikel dicabut, metadata dan catatan publikasi sebaiknya tetap dipertahankan.

Artikel atau halaman publikasi harus diberi penanda yang jelas bahwa artikel tersebut:

RETRACTED / DICABUT

Hal ini penting untuk menjaga transparansi rekam publikasi.

10. Koreksi Artikel

Apabila artikel memerlukan koreksi, jurnal akan berupaya mempertahankan:

versi publikasi;
informasi koreksi;
tanggal perubahan;
dan keterkaitan antara artikel asli dan dokumen koreksi.

Koreksi tidak boleh dilakukan secara diam-diam apabila mengubah informasi substansial.

11. Expression of Concern

Jika terdapat dugaan masalah serius tetapi investigasi belum selesai, jurnal dapat menerbitkan:

Expression of Concern

Pemberitahuan tersebut menjadi bagian dari arsip artikel hingga masalah diselesaikan.

12. Migrasi Sistem

Jika pada masa mendatang GOLMAS melakukan:

pembaruan OJS;
migrasi server;
perubahan domain;
restrukturisasi portal;
atau perubahan platform,

pengelola harus berupaya mempertahankan akses terhadap arsip lama.

13. Konsistensi URL

Jika terjadi perubahan struktur URL, pengelola dianjurkan menggunakan mekanisme pengalihan atau pemetaan yang memadai agar tautan lama tidak hilang begitu saja.

Hal ini penting untuk:

sitasi;
indexing;
bookmark;
dan akses dari website eksternal.

14. DOI

Apabila GOLMAS pada masa mendatang memperoleh dan mengaktifkan DOI secara resmi, DOI dapat membantu menjaga identifikasi artikel secara persisten.

Namun DOI hanya digunakan setelah:

jurnal memiliki mekanisme registrasi yang sah;
prefix DOI resmi tersedia;
dan metadata DOI telah didaftarkan secara benar.

GOLMAS tidak menggunakan DOI fiktif atau prefix yang belum terdaftar resmi.

15. Repositori Institusi

Penulis diperbolehkan menyimpan artikel pada:

repositori institusi;
repositori penelitian;
profil akademik;
atau platform akademik lainnya

sesuai lisensi CC BY-SA 4.0.

Distribusi tambahan oleh penulis dapat membantu meningkatkan keberlanjutan akses terhadap artikel.

16. Penyimpanan Data Pengabdian

Artikel GOLMAS dapat memiliki data pendukung kegiatan seperti:

data pre-test dan post-test;
data evaluasi;
data peserta;
data UMKM;
dokumentasi;
hasil observasi;
atau data program lainnya.

Data tersebut tidak otomatis menjadi bagian dari arsip publik.

17. Perlindungan Data Mitra

Data yang mengandung:

identitas peserta;
data kesehatan;
data keuangan;
data usaha;
informasi internal organisasi;
atau informasi sensitif

harus disimpan dan dibagikan sesuai prinsip privasi, persetujuan, dan kerahasiaan.

18. Dokumentasi Foto dan Video

Foto atau video kegiatan yang menjadi bagian dari artikel harus disimpan dalam konteks publikasi secara bertanggung jawab.

Dokumentasi yang tidak diterbitkan tidak otomatis wajib dibuka kepada publik, terutama jika mengandung:

identitas peserta;
anak;
pasien;
kelompok rentan;
atau situasi sensitif.

19. Data UMKM

Data UMKM seperti:

omzet;
keuntungan;
transaksi;
pelanggan;
strategi usaha;
atau informasi internal

tidak boleh dipublikasikan atau diarsipkan secara terbuka tanpa dasar yang memadai.

20. Data Kesehatan

Data kesehatan peserta harus mendapatkan perlindungan tambahan.

Pengarsipan data tidak boleh mengakibatkan terungkapnya identitas atau kondisi kesehatan individu tanpa persetujuan atau dasar etika yang sesuai.

21. Pengetahuan Lokal

Artikel dapat memuat:

pengetahuan tradisional;
budaya;
praktik lokal;
atau kearifan masyarakat.

Pengarsipan publik tidak boleh digunakan untuk mengabaikan hak dan kepentingan komunitas pemilik pengetahuan tersebut.

22. Modul dan Materi PkM

Modul, panduan, aplikasi, atau materi pelatihan dapat memiliki sistem penyimpanan atau lisensi tersendiri.

Tidak seluruh materi pendukung artikel wajib tersedia secara terbuka apabila terdapat:

hak cipta;
lisensi;
hak mitra;
atau pembatasan lainnya.

23. Penyimpanan File Asli

Pengelola dapat menyimpan file artikel dan dokumen editorial yang diperlukan untuk kepentingan administrasi dan integritas publikasi.

Akses terhadap file tersebut harus dibatasi sesuai peran dan kewenangan.

24. Perlindungan Rekam Editorial

Rekam editorial dapat mencakup:

laporan reviewer;
keputusan editor;
komunikasi;
file revisi;
dan catatan editorial.

Informasi tersebut bukan bagian dari arsip publik dan harus dikelola secara rahasia.

25. Privasi Reviewer

Karena GOLMAS menggunakan double-blind peer review, identitas reviewer tidak dipublikasikan dalam rekam artikel individual kecuali terdapat kebijakan berbeda yang disepakati secara resmi.

Data reviewer harus dilindungi sesuai kebijakan jurnal.

26. Keamanan Sistem

Pengelola berupaya menjaga keamanan sistem melalui praktik yang sesuai, termasuk:

pembaruan perangkat lunak;
pengelolaan akun;
backup;
kontrol akses;
dan perlindungan terhadap file sensitif.

27. Kegagalan Teknis

Apabila terjadi gangguan teknis, pengelola akan berupaya memulihkan layanan dan arsip menggunakan backup atau mekanisme pemulihan yang tersedia.

28. Penghentian Jurnal

Apabila pada masa mendatang GOLMAS berhenti menerbitkan nomor baru, PT Golan Digital Kreatif melalui Golan Publisher akan berupaya mempertahankan akses terhadap arsip artikel yang telah diterbitkan.

Hal ini penting agar artikel tetap dapat:

dibaca;
dikutip;
ditelusuri;
dan diverifikasi.

29. Layanan Preservasi Eksternal

GOLMAS dapat mengembangkan kerja sama atau menggunakan layanan preservasi eksternal pada masa mendatang.

Namun, jurnal tidak akan mengklaim telah menggunakan LOCKSS, CLOCKSS, PKP Preservation Network, atau layanan preservasi lainnya sebelum layanan tersebut benar-benar diaktifkan dan diverifikasi.

Pernyataan pengarsipan harus mencerminkan kondisi nyata.

30. Perubahan Kebijakan

Kebijakan pengarsipan dapat diperbarui sesuai:

perkembangan jurnal;
perubahan teknologi;
peningkatan infrastruktur;
kebutuhan indexing;
dan perkembangan standar publikasi ilmiah.

Perubahan penting akan diinformasikan melalui website jurnal.

31. Tujuan Pengarsipan

Kebijakan pengarsipan GOLMAS bertujuan untuk:

menjaga ketersediaan artikel;
melindungi rekam ilmiah;
mendukung keterlacakan publikasi;
menjaga konsistensi metadata;
meminimalkan risiko kehilangan data;
dan memastikan hasil Pengabdian kepada Masyarakat tetap dapat dimanfaatkan dalam jangka panjang.

32. Komitmen Penerbit

PT Golan Digital Kreatif melalui Golan Publisher berkomitmen mendukung pengelolaan arsip GOLMAS secara berkelanjutan.

Prinsip utamanya adalah:

Artikel yang telah diterbitkan harus tetap dapat ditelusuri dan dipertanggungjawabkan, sementara data masyarakat dan mitra yang bersifat sensitif tetap memperoleh perlindungan yang layak.