Kebijakan Keluhan dan Banding

GOLMAS: Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat (Golan Journal of Community Engagement) menyediakan mekanisme yang adil, objektif, transparan, independen, dan dapat dipertanggungjawabkan untuk menangani keluhan serta banding yang berkaitan dengan proses editorial, peer review, publikasi, etika Pengabdian kepada Masyarakat, penggunaan data dan dokumentasi, serta perlindungan masyarakat dan mitra.

Kebijakan ini berlaku bagi penulis, reviewer/Mitra Bestari, editor, pembaca, peserta kegiatan, masyarakat, komunitas, sekolah, UMKM, pemerintah desa, organisasi, institusi mitra, sponsor, maupun pihak lain yang memiliki kepentingan yang sah terhadap artikel atau proses penerbitan GOLMAS.

1. Prinsip Umum

Keluhan dan banding ditangani dengan prinsip:

  • objektivitas;
  • keadilan;
  • independensi;
  • transparansi;
  • kerahasiaan;
  • profesionalisme;
  • proporsionalitas;
  • penghormatan terhadap masyarakat;
  • dan integritas akademik.

Pihak yang menyampaikan keluhan atau banding dengan itikad baik tidak boleh menerima perlakuan yang tidak adil hanya karena menggunakan mekanisme ini.

2. Perbedaan Keluhan dan Banding

Keluhan adalah laporan mengenai masalah dalam proses editorial, pelaksanaan kegiatan, publikasi, etika, perlindungan mitra, data, dokumentasi, atau perilaku pihak yang terlibat.

Banding adalah permohonan resmi agar keputusan editorial tertentu ditinjau kembali.

Banding terutama berkaitan dengan keputusan terhadap manuskrip, sedangkan keluhan dapat diajukan oleh pihak yang lebih luas, termasuk masyarakat dan mitra kegiatan.

3. Siapa yang Dapat Mengajukan Keluhan

Keluhan dapat disampaikan oleh:

  • penulis;
  • reviewer;
  • editor;
  • pembaca;
  • peserta kegiatan;
  • mitra PkM;
  • komunitas;
  • sekolah;
  • UMKM;
  • organisasi;
  • pemerintah;
  • sponsor;
  • atau pihak lain yang memiliki dasar kepentingan yang sah.

4. Pengajuan Keluhan

Keluhan dapat disampaikan melalui sistem OJS atau kontak resmi GOLMAS.

Keluhan sebaiknya memuat informasi seperti:

nama pelapor, alamat email yang dapat dihubungi, judul artikel jika relevan, nomor submission jika tersedia, uraian masalah, kronologi, pihak yang terlibat, serta bukti pendukung apabila tersedia.

Keluhan harus disampaikan secara profesional dan berbasis fakta.

5. Pengajuan Banding oleh Penulis

Penulis dapat mengajukan banding terhadap keputusan editorial apabila memiliki alasan akademik atau prosedural yang kuat.

Banding dapat diajukan jika penulis menilai terdapat:

  • kesalahan faktual;
  • kesalahpahaman terhadap metode PkM;
  • kesalahan prosedur;
  • konflik kepentingan;
  • komentar reviewer yang tidak sesuai isi artikel;
  • atau evaluasi yang tidak mempertimbangkan bukti yang tersedia.

6. Banding Bukan Jaminan Penerimaan

Diterimanya permohonan banding tidak berarti artikel otomatis akan diterima.

Banding berarti keputusan akan ditinjau berdasarkan alasan dan bukti yang disampaikan.

7. Banding Tidak Cukup Berdasarkan Ketidaksetujuan

Banding yang hanya menyatakan:

“Kami tidak setuju artikel ditolak.”

tanpa argumen akademik, bukti, atau alasan prosedural yang jelas dapat tidak diproses lebih lanjut.

Penulis harus menjelaskan bagian keputusan yang dianggap perlu dievaluasi.

8. Pemeriksaan Banding

Banding dapat dievaluasi berdasarkan:

  • manuskrip;
  • laporan reviewer;
  • tanggapan penulis;
  • riwayat editorial;
  • metode kegiatan;
  • data evaluasi;
  • dokumentasi;
  • dan kebijakan GOLMAS.

Jika diperlukan, editor dapat meminta penilaian tambahan.

9. Reviewer Tambahan

Dalam kasus tertentu, naskah dapat diberikan kepada reviewer tambahan yang independen.

Reviewer baru tidak harus mengikuti rekomendasi reviewer sebelumnya dan harus melakukan evaluasi berdasarkan isi naskah.

10. Keluhan Mengenai Reviewer

Penulis dapat menyampaikan keluhan terhadap reviewer apabila terdapat dugaan:

  • konflik kepentingan;
  • komentar tidak profesional;
  • serangan pribadi;
  • komentar diskriminatif;
  • permintaan sitasi yang tidak wajar;
  • pelanggaran kerahasiaan;
  • atau penilaian yang tidak berkaitan dengan substansi artikel.

11. Perbedaan Akademik Bukan Pelanggaran

Perbedaan pendapat antara penulis dan reviewer mengenai:

  • metode;
  • pendekatan pemberdayaan;
  • teori;
  • interpretasi;
  • atau strategi pelaksanaan

tidak otomatis menunjukkan reviewer melakukan pelanggaran.

Editor akan membedakan antara perbedaan akademik yang wajar dengan perilaku yang tidak profesional.

12. Keluhan Mengenai Editor

Keluhan dapat diajukan jika terdapat dugaan bahwa editor:

  • memiliki konflik kepentingan;
  • memperlakukan penulis secara tidak adil;
  • tidak menjaga kerahasiaan;
  • mengabaikan bukti;
  • atau melakukan pelanggaran terhadap kebijakan editorial.

Jika keluhan berkaitan dengan editor tertentu, editor tersebut tidak boleh menjadi satu-satunya pihak yang memutuskan hasil keluhan.

13. Keluhan Mengenai Editor in Chief

Jika keluhan berkaitan langsung dengan Editor in Chief, kasus harus ditangani oleh pihak lain yang lebih independen, misalnya anggota Dewan Editorial yang tidak memiliki konflik kepentingan.

Penerbit dapat memberikan dukungan administratif tetapi tidak boleh menentukan hasil akademik semata-mata karena kepentingan institusional.

14. Keluhan dari Mitra Pengabdian

Mitra Pengabdian kepada Masyarakat dapat menyampaikan keluhan apabila artikel dinilai:

  • tidak menggambarkan kegiatan dengan benar;
  • mengklaim hasil yang sebenarnya tidak terjadi;
  • menggunakan nama lembaga tanpa dasar yang sesuai;
  • mempublikasikan informasi rahasia;
  • atau menggambarkan mitra dengan cara yang merugikan.

Keluhan akan dievaluasi berdasarkan bukti.

15. Keluhan dari Peserta Kegiatan

Peserta dapat mengajukan keluhan mengenai:

  • penggunaan nama;
  • foto;
  • video;
  • kutipan;
  • data pribadi;
  • hasil evaluasi;
  • atau informasi lain

yang berkaitan dengan dirinya.

Perlindungan peserta merupakan pertimbangan penting bagi GOLMAS.

16. Keluhan Mengenai Foto dan Dokumentasi

Keluhan dapat diajukan apabila dokumentasi:

  • digunakan tanpa dasar persetujuan yang memadai;
  • salah diberi konteks;
  • berasal dari kegiatan lain;
  • menampilkan individu dalam situasi sensitif;
  • atau telah dimodifikasi secara menyesatkan.

Editor dapat meminta file asli atau bukti lain apabila diperlukan.

17. Keluhan Mengenai Anak dan Kelompok Rentan

Keluhan terkait penggunaan foto, data, atau informasi mengenai anak dan kelompok rentan akan ditangani dengan perhatian khusus.

Jika terdapat risiko terhadap privasi, martabat, atau keselamatan, jurnal dapat mengambil tindakan sementara sebelum evaluasi selesai.

18. Keluhan dari Sekolah atau Lembaga Pendidikan

Sekolah, madrasah, pesantren, atau lembaga pendidikan dapat melaporkan jika artikel:

  • mengungkap data siswa;
  • menggunakan foto secara tidak tepat;
  • menyebut institusi secara menyesatkan;
  • atau mengungkap informasi internal.

Keluhan akan dinilai berdasarkan kepentingan akademik dan perlindungan peserta.

19. Keluhan dari UMKM

UMKM dapat melaporkan jika artikel mempublikasikan secara tidak sah:

  • omzet;
  • laba;
  • transaksi;
  • pelanggan;
  • supplier;
  • strategi usaha;
  • data internal;
  • atau informasi bisnis sensitif lainnya.

GOLMAS akan mempertimbangkan kerahasiaan usaha dan dasar penggunaan data.

20. Keluhan mengenai Produk atau Inovasi Mitra

Keluhan dapat diajukan apabila terjadi perselisihan mengenai kepemilikan:

  • produk;
  • teknologi;
  • desain;
  • aplikasi;
  • modul;
  • merek;
  • kemasan;
  • metode;
  • atau inovasi lokal.

Jurnal dapat meminta penulis dan pihak terkait memberikan bukti kepemilikan atau kontribusi.

21. Pengetahuan Tradisional dan Kearifan Lokal

Komunitas dapat mengajukan keluhan apabila artikel dianggap mengambil atau mempublikasikan:

  • pengetahuan tradisional;
  • praktik budaya;
  • resep;
  • desain;
  • seni;
  • atau kearifan lokal

tanpa pengakuan atau persetujuan yang memadai.

22. Keluhan Mengenai Data

Keluhan dapat diajukan terhadap:

  • fabrikasi data;
  • manipulasi data;
  • data peserta palsu;
  • nilai pre-test atau post-test yang direkayasa;
  • penggunaan data tanpa izin;
  • atau publikasi data sensitif.

Jika diperlukan, editor dapat meminta data pendukung untuk verifikasi.

23. Keluhan Mengenai Kegiatan Fiktif

Jika terdapat laporan bahwa kegiatan yang diterbitkan sebenarnya tidak pernah berlangsung, GOLMAS akan menanganinya sebagai dugaan pelanggaran serius.

Editor dapat meminta:

  • surat mitra;
  • dokumentasi asli;
  • data peserta;
  • laporan kegiatan;
  • bukti komunikasi;
  • atau informasi lain yang relevan.

24. Keluhan Mengenai Klaim Dampak

Mitra, peserta, atau pembaca dapat mempertanyakan klaim seperti:

  • peningkatan pendapatan;
  • peningkatan keterampilan;
  • keberhasilan teknologi;
  • perubahan perilaku;
  • atau dampak jangka panjang

apabila klaim tersebut dinilai tidak sesuai dengan bukti.

Editor akan menilai apakah terdapat kesalahan interpretasi, klaim berlebihan, atau pelanggaran yang lebih serius.

25. Keluhan Mengenai AI

Keluhan dapat diajukan apabila terdapat dugaan penggunaan AI untuk:

  • membuat dokumentasi kegiatan palsu;
  • menghasilkan peserta fiktif;
  • membuat data palsu;
  • menciptakan testimoni;
  • memalsukan wawancara;
  • menghasilkan referensi fiktif;
  • atau mengubah foto secara menyesatkan.

26. Keluhan Mengenai Plagiarisme

GOLMAS menerima laporan terkait dugaan:

  • plagiarisme;
  • self-plagiarism;
  • duplikasi artikel;
  • pengambilan laporan PkM;
  • penggunaan modul pihak lain;
  • penggunaan foto tanpa hak;
  • atau penggunaan karya lain tanpa atribusi.

Laporan sebaiknya menunjukkan sumber pembanding apabila tersedia.

27. Keluhan Mengenai Kepengarangan

Keluhan dapat berkaitan dengan:

  • nama penulis yang ditambahkan tanpa kontribusi;
  • kontributor utama yang dihilangkan;
  • pencantuman nama tanpa persetujuan;
  • atau perselisihan kontribusi.

GOLMAS dapat meminta klarifikasi dari seluruh pihak terkait.

28. Keluhan Mengenai Sponsor dan CSR

Sponsor atau program CSR dapat menjadi bagian dari kegiatan PkM.

Keluhan dapat diajukan apabila terdapat dugaan bahwa sponsor:

  • mengendalikan hasil;
  • mengubah data;
  • memaksa klaim tertentu;
  • menghalangi publikasi hasil negatif;
  • atau menggunakan artikel sebagai promosi terselubung.

29. Keluhan dari Sponsor Tidak Otomatis Mengubah Artikel

Sponsor tidak memiliki hak untuk menekan jurnal agar:

  • menghapus temuan yang tidak menguntungkan;
  • mencabut artikel;
  • mengubah kesimpulan;
  • atau menolak artikel

hanya karena hasilnya tidak sesuai kepentingan sponsor.

Keluhan sponsor tetap harus dinilai berdasarkan bukti dan integritas akademik.

30. Keluhan dari Pemerintah atau Institusi

Instansi pemerintah, desa, sekolah, universitas, organisasi, atau pihak institusional lain dapat menyampaikan keluhan.

Namun, jabatan atau posisi institusi tidak memberikan kewenangan otomatis untuk memaksa perubahan artikel.

GOLMAS akan mempertimbangkan:

  • akurasi;
  • etika;
  • hak pihak terkait;
  • dan bukti yang tersedia.

31. Perbedaan Pandangan tentang Program PkM

Perbedaan pandangan mengenai:

  • efektivitas metode;
  • model pemberdayaan;
  • strategi program;
  • atau interpretasi dampak

tidak otomatis menjadi alasan untuk menghapus atau mencabut artikel.

Perbedaan akademik dapat diselesaikan melalui klarifikasi, diskusi ilmiah, atau publikasi tanggapan yang sesuai.

32. Keluhan Anonim

Keluhan anonim dapat dipertimbangkan apabila berisi:

  • informasi spesifik;
  • bukti yang dapat diverifikasi;
  • atau masalah serius terhadap integritas.

Namun, anonimitas dapat membatasi kemampuan editor meminta informasi tambahan.

33. Kerahasiaan Pelapor

Identitas pelapor akan dijaga sejauh memungkinkan.

Namun, dalam beberapa kasus, penyelesaian masalah mungkin membutuhkan komunikasi dengan pihak lain.

Informasi hanya diberikan sejauh diperlukan untuk proses evaluasi.

34. Larangan Retaliasi

GOLMAS tidak mentoleransi tindakan balasan terhadap:

  • peserta;
  • masyarakat;
  • mitra;
  • penulis;
  • reviewer;
  • atau pihak lain

yang menyampaikan keluhan dengan itikad baik.

Sebagai contoh, peserta tidak boleh kehilangan akses terhadap layanan atau bantuan hanya karena menyampaikan keberatan terkait publikasi.

35. Keluhan yang Bersifat Mengancam atau Abusif

GOLMAS dapat membatasi komunikasi yang:

  • mengancam;
  • menghina;
  • diskriminatif;
  • menyerang pribadi;
  • atau terus-menerus mengulang keluhan tanpa informasi baru.

Namun, kritik yang kuat tetap akan dipertimbangkan jika disampaikan secara profesional dan berbasis bukti.

36. Penanganan Konflik Kepentingan

Pihak yang menjadi objek keluhan tidak boleh menjadi satu-satunya pihak yang memutuskan hasil.

Jika terdapat konflik kepentingan, kasus harus dialihkan kepada pihak yang lebih independen.

37. Permintaan Klarifikasi

Selama evaluasi, GOLMAS dapat meminta klarifikasi dari:

  • penulis;
  • reviewer;
  • editor;
  • mitra;
  • peserta;
  • institusi;
  • sponsor;
  • atau pihak terkait lainnya.

38. Bukti Pendukung

Bukti yang dapat dipertimbangkan meliputi:

  • dokumen;
  • foto asli;
  • data;
  • surat mitra;
  • laporan kegiatan;
  • instrumen;
  • komunikasi;
  • rekaman;
  • bukti persetujuan;
  • dan dokumen lainnya.

Keabsahan bukti tetap akan dievaluasi.

39. Tindakan Sementara

Jika terdapat potensi risiko serius, jurnal dapat melakukan tindakan sementara seperti:

  • menunda publikasi;
  • menunda keputusan;
  • menyembunyikan materi sensitif;
  • meminta penghapusan sementara gambar;
  • atau menerbitkan Expression of Concern.

Tindakan sementara tidak berarti pelanggaran telah terbukti.

40. Hasil Penanganan Keluhan

Setelah evaluasi, hasil dapat berupa:

  • keluhan tidak terbukti;
  • klarifikasi;
  • permintaan revisi;
  • review ulang;
  • penunjukan reviewer baru;
  • perubahan keputusan editorial;
  • koreksi;
  • penghapusan materi tertentu;
  • Expression of Concern;
  • pencabutan artikel;
  • atau tindakan lain yang sesuai.

41. Waktu Penanganan

GOLMAS berupaya menyelesaikan keluhan dan banding dalam waktu yang wajar.

Durasi dapat bergantung pada:

  • kompleksitas kasus;
  • jumlah pihak;
  • ketersediaan bukti;
  • kebutuhan verifikasi;
  • dan keterlibatan institusi lain.

42. Kasus yang Memerlukan Institusi Eksternal

GOLMAS tidak selalu memiliki kewenangan untuk melakukan investigasi penuh terhadap dugaan pelanggaran.

Jika diperlukan, jurnal dapat menghubungi:

  • institusi penulis;
  • komite etik;
  • pemberi dana;
  • institusi mitra;
  • atau pihak berwenang lainnya.

43. Dokumentasi Penanganan

Kasus penting sebaiknya didokumentasikan untuk menjaga:

  • akuntabilitas;
  • konsistensi;
  • transparansi;
  • dan keterlacakan keputusan.

Dokumen internal tetap diperlakukan secara rahasia sesuai kebutuhan.

44. Banding atas Keputusan Banding

Setelah suatu banding dievaluasi secara independen dan keputusan akhir diberikan, permintaan berulang tanpa bukti atau informasi baru dapat tidak diproses kembali.

Jika terdapat bukti baru yang signifikan, kasus dapat dipertimbangkan ulang.

45. Independensi Editorial

Keputusan atas keluhan dan banding tidak boleh dipengaruhi oleh:

  • sponsor;
  • pembayaran;
  • jabatan;
  • institusi;
  • hubungan bisnis;
  • hubungan pribadi;
  • atau tekanan pihak lain.

46. Peran Penerbit

PT Golan Digital Kreatif melalui Golan Publisher mendukung tersedianya mekanisme keluhan dan banding yang adil.

Penerbit dapat mendukung aspek administratif atau teknis, tetapi proses harus tetap menjaga independensi akademik Dewan Editorial.

47. Tujuan Kebijakan

Kebijakan Keluhan dan Banding GOLMAS bertujuan untuk:

  • melindungi hak penulis;
  • melindungi peserta dan mitra;
  • menjaga objektivitas reviewer;
  • menjaga independensi editor;
  • memberikan mekanisme penyelesaian masalah;
  • memperbaiki kesalahan;
  • dan mempertahankan kepercayaan terhadap publikasi Pengabdian kepada Masyarakat.

48. Prinsip Utama GOLMAS

Karena GOLMAS berhubungan langsung dengan masyarakat, prinsip yang harus kita pegang adalah:

Hak akademik untuk mempublikasikan kegiatan harus berjalan bersama dengan tanggung jawab untuk melindungi masyarakat, peserta, mitra, data, dokumentasi, dan martabat pihak yang terlibat.