Kebijakan Pengarsipan

GOLPAI: Jurnal Pendidikan Agama Islam (Golan Journal of Islamic Religious Education) berkomitmen menjaga ketersediaan, keberlanjutan, keamanan, dan integritas seluruh artikel ilmiah yang telah diterbitkan.

Sebagai jurnal yang diterbitkan oleh PT Golan Digital Kreatif melalui Golan Publisher, GOLPAI mengelola arsip publikasi melalui sistem Open Journal Systems (OJS) agar artikel dan informasi bibliografis tetap dapat diakses dalam jangka panjang.

1. Pengarsipan Artikel

Seluruh artikel yang telah diterbitkan dalam GOLPAI disimpan dan dikelola melalui sistem OJS.

Arsip publikasi dapat mencakup:

  • file artikel yang telah diterbitkan;
  • metadata artikel;
  • identitas penulis dan afiliasi;
  • judul dan abstrak;
  • kata kunci;
  • volume, nomor, dan tanggal publikasi;
  • referensi;
  • file PDF atau galley;
  • informasi hak cipta dan lisensi;
  • dan metadata bibliografis lainnya.

Artikel yang telah diterbitkan akan tetap tersedia melalui bagian Archives pada situs resmi GOLPAI.

2. Keberlanjutan Akses

GOLPAI berupaya memastikan bahwa artikel yang telah diterbitkan tetap dapat ditemukan dan diakses meskipun artikel tersebut tidak lagi berada pada edisi terbaru.

Setiap edisi terdahulu akan disimpan dan ditampilkan berdasarkan:

  • volume;
  • nomor;
  • tahun penerbitan;
  • bulan penerbitan;
  • dan informasi bibliografis lainnya.

Pengarsipan ini bertujuan menjaga kesinambungan rekam ilmiah GOLPAI.

3. Pencadangan Data

Pengelola jurnal melakukan upaya pencadangan data secara berkala untuk mengurangi risiko kehilangan data akibat:

  • gangguan teknis;
  • kerusakan perangkat;
  • kegagalan sistem;
  • kesalahan administrasi;
  • gangguan server;
  • serangan keamanan;
  • atau keadaan lain yang tidak diharapkan.

Data yang dapat dicadangkan meliputi:

  • database OJS;
  • file artikel;
  • file pendukung;
  • metadata publikasi;
  • konfigurasi sistem yang relevan;
  • dan data editorial lainnya.

4. Integritas Rekam Ilmiah

Artikel yang telah diterbitkan merupakan bagian dari rekam ilmiah GOLPAI.

Pada prinsipnya, artikel yang telah diterbitkan tidak dihapus hanya karena adanya perubahan editorial, administratif, institusional, atau kebijakan jurnal.

Apabila ditemukan masalah setelah publikasi, GOLPAI akan menggunakan mekanisme seperti:

  • koreksi;
  • Expression of Concern;
  • pencabutan artikel (retraction);
  • atau tindakan editorial lainnya.

5. Artikel yang Dicabut

Apabila suatu artikel dicabut, metadata artikel sedapat mungkin tetap dipertahankan.

Halaman artikel dapat diberi penanda yang jelas, seperti:

RETRACTED / DICABUT

Pemberitahuan pencabutan akan menjelaskan alasan pencabutan dan tetap menjadi bagian dari rekam publikasi.

Tujuannya adalah menjaga transparansi dan keterlacakan ilmiah.

6. Koreksi terhadap Artikel

Apabila kesalahan yang ditemukan tidak memerlukan pencabutan artikel, GOLPAI dapat menerbitkan koreksi.

Koreksi harus:

  • menjelaskan bagian yang diperbaiki;
  • ditautkan dengan artikel asli apabila sistem memungkinkan;
  • dan tidak menghapus riwayat publikasi secara tidak transparan.

7. Migrasi dan Pemeliharaan Sistem

Apabila pada masa mendatang terjadi:

  • pembaruan versi OJS;
  • migrasi server;
  • perubahan domain;
  • perubahan infrastruktur;
  • atau perpindahan platform penerbitan,

PT Golan Digital Kreatif melalui Golan Publisher akan berupaya menjaga agar:

  • artikel;
  • metadata;
  • arsip edisi;
  • informasi penulis;
  • dan informasi bibliografis

tetap tersedia dan dapat dipulihkan.

8. Preservasi Digital Jangka Panjang

GOLPAI mendukung penerapan preservasi digital jangka panjang.

Apabila pada masa mendatang GOLPAI terhubung secara resmi dengan layanan preservasi eksternal, informasi mengenai layanan tersebut akan diumumkan pada situs jurnal.

GOLPAI tidak akan mengklaim menggunakan LOCKSS, CLOCKSS, PKP Preservation Network, atau layanan preservasi lainnya sebelum layanan tersebut benar-benar diaktifkan dan dapat diverifikasi.

9. Repositori dan Distribusi Akademik

Sesuai kebijakan Open Access dan lisensi yang digunakan, penulis diperbolehkan menyimpan artikel yang telah diterbitkan pada:

  • repositori institusi;
  • repositori penelitian;
  • profil akademik;
  • situs pribadi akademik;
  • perpustakaan digital;
  • atau media ilmiah lainnya.

Penulis tetap harus mencantumkan informasi publikasi asli pada GOLPAI dan mengikuti ketentuan CC BY-SA 4.0.

10. Pengarsipan Data Penelitian

Untuk penelitian empiris, penulis dianjurkan menyimpan data dan materi pendukung secara aman apabila relevan, termasuk:

  • transkrip wawancara;
  • hasil survei;
  • instrumen penelitian;
  • catatan observasi;
  • data statistik;
  • dokumentasi pembelajaran;
  • hasil evaluasi;
  • bahan ajar;
  • dan dokumen penelitian lainnya.

Penyimpanan harus tetap memperhatikan privasi, kerahasiaan, izin, dan etika penelitian.

11. Data Peserta Didik

Data siswa, santri, mahasiswa, atau peserta penelitian yang mengandung informasi pribadi tidak boleh disimpan atau didistribusikan secara sembarangan.

Data harus dikelola dengan mempertimbangkan:

  • privasi;
  • anonimisasi;
  • persetujuan;
  • keamanan;
  • dan perlindungan identitas.

12. Data Madrasah, Pesantren, dan Lembaga Pendidikan

Penelitian dapat menggunakan data dari:

  • sekolah;
  • madrasah;
  • pesantren;
  • perguruan tinggi;
  • yayasan;
  • lembaga pendidikan Islam;
  • atau organisasi terkait.

Apabila data memiliki batasan akses, penulis harus mematuhi ketentuan pemilik data atau institusi yang bersangkutan.

13. Arsip Dokumen Keislaman

Penelitian Pendidikan Agama Islam dapat menggunakan:

  • dokumen lembaga;
  • arsip pesantren;
  • manuskrip;
  • kitab;
  • bahan ajar;
  • dokumen organisasi;
  • dan sumber historis lainnya.

Penulis harus memperhatikan:

  • izin akses;
  • hak kepemilikan;
  • hak cipta;
  • lisensi;
  • dan ketentuan penggunaan sumber.

14. Data Sensitif

Data yang memuat informasi pribadi, keagamaan, keluarga, psikologis, atau informasi sensitif lainnya tidak harus tersedia secara terbuka.

Pengarsipan data sensitif harus mempertimbangkan:

  • kerahasiaan;
  • keamanan;
  • persetujuan partisipan;
  • privasi;
  • dan risiko terhadap individu atau komunitas.

15. Metadata dan Keterlacakan

GOLPAI berupaya mempertahankan konsistensi metadata publikasi, termasuk:

  • nama jurnal;
  • judul artikel;
  • nama penulis;
  • afiliasi;
  • abstrak;
  • kata kunci;
  • volume;
  • nomor;
  • tahun publikasi;
  • halaman atau identifier;
  • dan DOI apabila telah tersedia secara resmi.

Konsistensi metadata penting untuk mendukung pengarsipan dan pengindeksan.

16. Perubahan Nama atau Struktur Jurnal

Apabila pada masa mendatang terjadi perubahan:

  • nama jurnal;
  • desain;
  • pengelola;
  • domain;
  • atau struktur penerbitan,

arsip edisi sebelumnya harus tetap dipertahankan sebagai bagian dari sejarah publikasi jurnal.

Perubahan identitas jurnal tidak menjadi alasan untuk menghapus artikel lama yang sah.

17. Keamanan Arsip

Pengelola jurnal berupaya menjaga keamanan arsip melalui:

  • pengendalian akses administratif;
  • pencadangan berkala;
  • pembaruan sistem;
  • pengelolaan server;
  • dan praktik keamanan digital yang sesuai.

Tujuannya adalah mengurangi risiko kehilangan, perubahan tanpa izin, atau kerusakan data.

18. Tanggung Jawab Penerbit

PT Golan Digital Kreatif melalui Golan Publisher bertanggung jawab mendukung infrastruktur dan proses pengarsipan GOLPAI.

Pengarsipan dilakukan untuk memastikan bahwa karya ilmiah yang telah diterbitkan tetap dapat:

  • ditemukan;
  • dibaca;
  • dikutip;
  • diverifikasi;
  • dan dimanfaatkan oleh komunitas akademik, pendidik, lembaga pendidikan, dan masyarakat dalam jangka panjang.